Čas generálního ředitele je nejcennějším aktivem společnosti. Podle bývalého generálního ředitele společnosti Pfizer mohou tyto tři kroky pomoci maximalizovat jeho využití.
Když jsem v průběhu let vedl generální ředitele, často mě zarazilo, jak málo přemýšlejí o způsobu, jakým využívají jedno z nejcennějších aktiv společnosti - svůj čas.
Generální ředitelé čelí jedinečnému časovému tlaku. Mají obrovskou zodpovědnost a spoustu problémů, které vyžadují jejich pozornost. Způsob, jakým rozdělují svůj čas, má zásadní vliv na úspěch podniku. Ať už byla vaše předchozí práce jakkoli velká a důležitá, jako generální ředitel budete čelit zdánlivě neomezenému množství nových a různorodých zainteresovaných stran, z nichž každá si žádá (a často i zaslouží) místo ve vašem kalendáři. A každá z těchto skupin - představenstvo, zaměstnanci, zákazníci, investoři, vlády, média - zahrnuje mnoho různých osob a institucí, z nichž každá má své vlastní jedinečné potřeby a cíle.
V průběhu let jsem se naučil (často tvrdým způsobem), jak je důležité, aby generální ředitelé měli kromě agendy společnosti pod kontrolou také svoji agendu. Na této cestě jsem identifikoval tři kroky, které pomáhají generálním ředitelům zajistit, aby jejich priority nebyly odsunuty na vedlejší kolej pod neustálým tlakem řízení zainteresovaných stran.
1. Definujte agendu generálního ředitele
Agenda generálního ředitele není seznam všech důležitých iniciativ ve firmě, nejsou to "cíle a úkoly", na jejichž základě se určují vaše prémie (i když se mohou překrývat), a dokonce to ani nemusí být něco, co byste sdíleli s někým jiným.
Je to vyjádření vašich osobních priorit na určité stanovené období. Určuje, jak maximálně efektivně využijete značnou část klíčového a omezeného firemního majetku: svého času.
Jen velmi málo cílů je reálně dosažitelných v dohledné době a zároveň natolik důležitých, aby si zasloužily osobní angažovanost generálního ředitele. Při práci s novými generálními řediteli jim proto doporučuji, aby začali se seznamem deseti hlavních priorit pro daný rok - a pak ze seznamu vyškrtli šest nebo sedm nejhorších.
Společně otestujeme, co zůstalo, a zeptáme se:
Pohne to s jehlou? Ovlivní tento cíl významně trajektorii úspěchu podniku jako celku?
Je nedelegovaná? Vyžaduje její dosažení osobní angažovanost generálního ředitele (na rozdíl od pravidelného dohledu jiných osob)?
Několik příkladů: významná transakce, řešení významné vládní hrozby nebo příležitosti, utváření (nebo změna) skladby podniků nebo aktiv společnosti.
Například během mého působení ve funkci generálního ředitele společnosti Pfizer patřily k mým nejvýznamnějším prioritám dokončení akvizice v hodnotě 70 miliard dolarů, která zásadně změnila podobu společnosti, a společně s některými kolegy z oboru vyjednání prvků zákona o dostupné zdravotní péči, jehož části v původním znění představovaly pro náš obchodní model významné hrozby i příležitosti.
Oba projekty vyžadovaly mou přímou a trvalou osobní angažovanost a ani jeden z nich nebylo možné plně delegovat, ačkoli mi samozřejmě řada vedoucích pracovníků a týmů v rámci společnosti i mimo ni poskytla nezbytnou podporu. Protistrany - například ostatní generální ředitelé a členové Kongresu - pochopitelně chtěly jednat s osobou s nejvyšší pravomocí rozhodovat.
2. Dejte si pozor na realitu
Jakmile jste definovali svůj program, je čas na kontrolu reality. Prozkoumejte, jak trávíte svůj čas, a porovnejte jej se stanovenými prioritami. Možná budete překvapeni, že zjistíte značný nesoulad.
Často radím generálním ředitelům, aby jejich asistenti zpětně analyzovali jejich kalendáře. Podívejte se na uplynulý měsíc nebo čtvrtletí a rozdělte si čas do kategorií. Soustředili jste se skutečně na své hlavní priority, nebo vaše dny pohltily rutinní schůzky a řízení zainteresovaných stran?
Toto není jednorázové cvičení. Zvykněte si často vyhodnocovat svůj kalendář z hlediska priorit. Měli byste se pravidelně ptát sami sebe: Vynakládám značnou část svého času na věci, které mohu dělat jen já a které podstatně přispějí k úspěchu firmy?.
Jako generální ředitel byste měli věnovat značný čas zviditelnění a zpřístupnění klíčových složek. To zahrnuje porady se zaměstnanci, setkání s investory, jednání s vládními úředníky a mnoho dalšího. Každá z těchto skupin - a různé podskupiny a jednotlivci v nich - si zaslouží vaši pozornost a vedení. Často budou chtít, abyste učinili rozhodnutí (a někdy byste měli). Ale ačkoli jsou tyto činnosti klíčové, mohou snadno pohltit celý váš rozvrh, pokud je necháte bez kontroly.
3. Řiďte svůj čas proaktivně
Jakmile provedete audit svého času a pochopíte, jak s ním nakládáte, začněte proaktivně plánovat svůj rozvrh.
Zde je návod, jak na to:
Vyhraďte si určité procento času na řízení zainteresovaných stran - třeba 30 až 40 % - a tento čas rozdělte mezi zainteresované strany. Stanovte si pravidelnou frekvenci interních schůzek, ale uvědomte si, že ne všichni přímí podřízení potřebují stejnou frekvenci osobních schůzek.
Stanovte jasná očekávání ohledně toho, co od vás jednotlivé zainteresované strany dostanou. Například: řekněte svému týmu pro vztahy s investory, kolika konferencí a neobchodních roadshow se ročně zúčastníte; řekněte svému vedoucímu asijských operací, že každý rok dostane dva týdny vašeho času, který může rozdělit podle svého uvážení v celém regionu.
Vyhraďte si prostor pro nestrukturované přemýšlení a plánování. To může znamenat, že si v kalendáři každý den zablokujete čas od 7 do 9 hodin ráno nebo si vyhradíte páteční odpoledne pro strategické úvahy.
Udělejte si čas na péči o sebe. Starejte se o sebe, svou rodinu a další zdroje osobního růstu a uspokojení mnohem lépe než já.
Výhody kontroly
Udržení kontroly nad agendou vyžaduje efektivní delegování pravomocí. Ujistěte se, že máte k dispozici správné lidi a že se cítí oprávněni rozhodovat. Pokud se na váš stůl neustále dostávají rutinní záležitosti, je to známka toho, že váš tým buď není náležitě vybaven, nebo se necítí být oprávněn jednat samostatně.
Přestože je důležité horlivě střežit svůj čas, měli byste si samozřejmě zachovat flexibilitu pro skutečně naléhavé případy a nečekané příležitosti. Klíčem je rozlišovat mezi skutečnými krizemi, které vyžadují vaše zapojení, a běžnými požáry, které by měl řešit váš tým.
Důsledným definováním svých priorit, pravidelným vyhodnocováním způsobu, jakým trávíte svůj čas, a proaktivním řízením požadavků zainteresovaných stran můžete zajistit, že vaše agenda jako generálního ředitele nevykolejí. Pamatujte, že nejvěrnějším odrazem vašich priorit je to, jak trávíte svůj čas. Ujistěte se, že je v souladu s tím, co považujete za nejdůležitější pro vedení organizace.
